La conservazione sostitutiva elettronica è una procedura obbligatoria per legge. In sostanza prevede l’obbligo di conservare documenti contenenti atti o dati rilevanti dal punto di vista giuridico. La normativa deve essere applicata dal soggetto che ha prodotto il documento o da chi –sempre per legge – è chiamato alla custodia. Nella conservazione sono coinvolti anche i documenti informatici, per i quali sono richieste però procedure specifiche capaci di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, così come previsto dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale.
Cos’è la conservazione sostitutiva e perché è utile
La conservazione sostitutiva (scopri di più sul sito savinosolution.com) dei documenti si serve degli strumenti informatici per garantire il mantenimento a lungo termine di tutte le caratteristiche previste dall’articolo 44 sopra citati, oltre che l’accesso e la leggibilità dei documenti stessi. Oltre ad essere obbligatoria per legge, la conservazione è utile dal punto di vista dei costi e consente un notevole risparmio di tempo e di energie. Niente più carta e faldoni, più sicurezza e maggiore velocità di reperimento delle risorse d’interesse.
Come si effettua la conservazione elettronica?
La conservazione elettronica deve essere in grado di preservare l’originalità dei documenti e garantirne ovviamente il futuro utilizzo. È importante sottolineare che per documento informatico si intendono non solo le classiche estensioni come .pdf o immagini, ma anche tutti i flussi informativi come registrazioni sonore, visive o audiovisive. Secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale gli obblighi di conservazione e di esibizione possono ritenersi conformi alla legge se le procedure garantiscono la conformità ai documenti originali e rispettano le caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
La conservazione deve essere gestita dal Responsabile della conservazione, che ha due opzioni: mantenere il processo all’interno della struttura organizzativa del soggetto Titolare o affidarla ad altri soggetti pubblici o privati, registrati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale (art. 29 del CAD, modificato dal D.Lgs. n. 217/2017).
Il Responsabile della conservazione: quali sono i suoi compiti
Si tratta di una figura che deve necessariamente possedere elevate competenze tecniche e normative, oltre che spiccate capacità organizzative e procedurali. Nelle pubbliche amministrazioni il Responsabile della conservazione deve obbligatoriamente essere un dirigente o un funzionario formalmente designato. Il quale può comunque delegare ad un soggetto esterno, purché accreditato presso Agid (Agenzia per Italia Digitale). Nel caso in cui si tratti invece di società private, il responsabile della conservazione può essere interno o nominato esternamente all’azienda.
Ma quali sono obblighi e oneri del Responsabile della conservazione? A lui il compito di definire le caratteristiche del sistema di conservazione più idoneo, tenendo conto della tipologia di documenti da custodire e dei requisiti richiesti dalla normativa vigente. Il Responsabile monitora inoltre il processo di conservazione e si fa carico della verifica costante della conformità totale alla normativa vigente. Deve poi occuparsi del rapporto di versamento, sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica e si assume la responsabilità della verifica periodica (non oltre i cinque anni), dell’integrità degli archivi e della loro leggibilità.
Si fa carico dei sistemi di sicurezza e della salvaguardia dei documenti in relazione allo scorrere del tempo e all’evoluzione dei supporti informatici e delle tecnologie legate alla conservazione. In caso di necessità assicura la presenza di un pubblico ufficiale e garantisce agli organismi competenti le risorse necessarie per per i normali processi di verifica e di vigilanza dei sistemi.
Manuale di conservazione: cos’è e come viene gestito
Al Responsabile è affidata la gestione del manuale di conservazione e il suo aggiornamento periodico, in concomitanza con i cambiamenti normativi o tecnologici. Il manuale di conservazione contiene la descrizione completa dell’organizzazione coinvolta, i soggetti interessati e il loro ruolo, la descrizione del processo e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza previste.